Protocollen

Onderzoek naar protocollen binnen Talant.

Ik heb hier voor 4 verschillende situatie uitgekozen die wel eens(kunnen) gebeuren. Ik heb opgezocht wat voor protocollen er zijn voor de volgende situaties.

·         O.G - Ongewenste gebeurtenis – J heeft P geslagen, P valt en breekt zijn heup.

·         Seksueel misbruik – J heeft tegen de wil van P seks gehad.

·         Baden en Zwemmen – J, P, en K gaan met begeleiding ter zwemmen.

·         Medicatie verstrekken – P heeft overgegeven na het innemen van de medicatie.

·         Infectie ziekte – J heeft verkeerd eten gegeten en word ziek.

Protocol OG opmaken. (ongewenste gebeurtenis)

Doel van een OG en wat houden de onderstaande begrippen in.

·         Het verbeteren van de veiligheid van cliënten en medewerkers.

ongewenste Gebeurtenis	Ongewenste Gebeurtenissen zijn: ·         Een gebeurtenis die een bedreiging vormt voor de veiligheid van cliënten en medewerkers. ·         Een gebeurtenis die heeft geleid of had kunnen leiden tot schadelijke gevolgen voor betrokkenen. ·         Een onderscheid wordt gemaakt tussen FOBO en Calamiteiten vanwege de ernst van de gebeurtenis. Dit onderscheid is op het meldingsformulier duidelijk zichtbaar.
FOBO	Fouten, ongevallen of bijna ongevallen zijn: ·         Gebeurtenissen die door toevallige omstandigheden tijdig ontdekt of hersteld zijn waardoor geen schade is ontstaan bij de cliënt. ·         Gebeurtenissen die wel zijn voorgevallen maar niet tot schade hebben geleid. ·         Gebeurtenissen die tot lichte of tijdelijke (letsel) schade heeft geleid bij de cliënt.
calamiteit	Calamiteiten zijn: ·         Fouten, ongevallen of bijna ongevallen met grote gevolgen die hebben geleid tot ernstige, blijvende schade voor de cliënt, de medewerker of de organisatie. ·         Een aantal gebeurtenissen die als calamiteit aangemerkt zijn. Deze worden op het meldingsformulier beschreven.
lijnfunctionarissen	·         Teamleiders, clustermanagers en directeuren.

werkwijze.

uitgangspunten.

Alle medewerkers zijn, passend binnen hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden, verantwoordelijk voor de juiste afhandeling van een ongewenste gebeurtenis volgens deze procedure. Hierbij ligt de nadruk op vermijdbaarheid in plaats van verwijtbaarheid.

De verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van de procedure ligt bij de lijnfunctionarissen. Zij kunnen zich hierin laten ondersteunen door zelf gekozen deskundigen. De directeuren en het management van de regio bepalen hoe zij deze ondersteuning binnen de regio vorm en inhoud geven. De Raad van Bestuur wordt ondersteund door de Advies Commissie Ongewenste Gebeurtenissen. Deze bestaat uit: de eerste geneeskundige, de zorgcontroller, de hr-controller aangevuld met relevante deskundigen. Deze commissie kan gevraagd en ongevraagd adviseren over ongewenste gebeurtenissen en veiligheidsvraagstukken.

Ongewenste gebeurtenissen worden geregistreerd in een daarvoor bedoeld registratiesysteem. Afhankelijk van de aard van de melding wordt deze niet alleen naar de teamleider maar ook naar andere functionarissen verzonden. Zo wordt een melding waarbij een medewerker letsel heeft opgelopen ook verzonden naar de ARBO-coördinator. Dit systeem wordt in 2010 volledig geautomatiseerd. Tot dat moment draagt de teamleider er zorg voor dat de juiste personen een kopie van de melding ontvangen. Uitgangspunt hierbij is de volgende formulieren stroom: melder>teamleider>beleidsmedewerker regio>verwerking. In overleg met de gz-psycholoog kan besloten worden dat deze een kopie van het formulier ontvangt. Bij lichamelijk letsel van de medewerker ontvangt ook de ARBO-coördinator een kopie van het formulier.

Binnen Talant bestaat een meldingsplicht. Dit betekent dat alle medewerkers verplicht zijn om ongewenste gebeurtenissen die hebben plaats gevonden tijdens het uitoefenen van hun werk of waarvan zij (bij toeval) getuige zijn, te melden volgens deze procedure.

Een melding gebeurt in principe niet anoniem. Er kunnen zich echter omstandigheden voordoen waarbij de melder anoniem wil blijven. In deze situatie kan een anonieme melding gedaan worden bij de eerste geneeskundige van Talant.

De Procedure Ongewenste Gebeurtenissen heeft drie onderdelen.

Handelen na een ongewenste gebeurtenis.
Handelen na een FOBO:

De medewerker:

·         Treft maatregelen om de veiligheid te herstellen.

·         Controleert of er letsel is ontstaan bij betrokkenen en behandelt dit letsel. Is alert op onzichtbaar letsel. Raadpleeg bij twijfel een arts.

·         Controleert de toestand van de betrokkenen. Raadpleegt zo nodig de teamleider en/of een GZ-psycholoog.

Handelen na een calamiteit.

De medewerker:

·         Treft maatregelen om de veiligheid te herstellen.

·         Controleert of er letsel is ontstaan bij betrokkenen en behandelt dit letsel. Is alert op onzichtbaar letsel. Raadpleegt bij twijfel een arts.

·         Controleert de toestand van de betrokkenen. Raadpleegt zo nodig een gz-psycholoog.

·         Stelt de teamleider, diens waarnemer of de bereikbaarheidsdienst op de hoogte van de calamiteit.

De teamleider:

·         Verzamelt zo snel mogelijk alle relevante informatie.

·         Informeert de clustermanager.

·         Heeft overleg met de clustermanager waarin wordt besloten welke stappen ondernomen worden en welke protocollen en procedures gevolgd moeten worden.
 

Melding en registratie:
Melding en registratie na een FOBO.

De medewerker:

·         Beschrijft de gebeurtenis zo nauwkeurig mogelijk in de individuele rapportage van betrokken cliënt(en).

·         Vult een digitaal OG-formulier in. Deze wordt automatisch doorgestuurd naar de teamleider. N.B: Voor het vervolgtraject is het van groot belang het formulier goed en volledig in te vullen. Met name van belang is het maken van een goed onderscheid tussen FOBO en calamiteiten.

·         De teamleider controleert het formulier, geeft aan welke vervolgacties hij heeft ondernomen en geeft akkoord voor het opnemen van het in de OG-registratie.

Melding en registratie na een calamiteit.
De medewerker:

·         Beschrijft de gebeurtenis zo nauwkeurig mogelijk in de individuele rapportage van betrokken cliënt(en).

·         Vult een digitaal OG-formulier in. Deze wordt automatisch doorgestuurd naar de teamleider. N.B: Voor het vervolgtraject is het van groot belang het formulier goed en volledig in te vullen. Met name van belang is het maken van een goed onderscheid tussen FOBO en calamiteiten.

De teamleider:

·         Informeert de clustermanager over de calamiteit.

·         De teamleider controleert het formulier, geeft aan welke vervolgacties hij heeft ondernomen en geeft akkoord voor het opnemen van het in de OG-registratie.

De clustermanager:

·         Informeert de directeur en de eerste geneeskundige.

De directeur:

·         Informeert de Raad van Bestuur.

·         Beoordeelt of de gebeurtenis gemeld moet worden bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg en/of de politie en verzorgd de melding conform de Procedure Externe melding.

Analyse en maatregelen.
Analyse en maatregelen na een FOBO.

De teamleider:

·         Ontvangt het meldingsformulier en beoordeelt of en welke acties direct noodzakelijk zijn.

·         Bespreekt de meldingen in het werkoverleg gericht op analyse, het opsporen van knelpunten en mogelijkheden voor verbeteracties. Een en ander in samenhang met de ri&e en andere relevante beleidsterreinen. In het werkoverleg worden afspraken gemaakt over te treffen maatregelen op cliënt en locatieniveau.

·         Maakt elke vier maand een rapportage van de meldingen en geeft hierbij aan welke preventieve en correctieve maatregelen genomen zijn.

·         Bespreekt deze rapportage in het werkoverleg met de clustermanager. In dit werkoverleg worden afspraken gemaakt over te treffen maatregelen op clusterniveau.

De clustermanager:

·         Maakt elke vier maand een rapportage van de meldingen en geeft hierbij aan welke preventieve en correctieve maatregelen genomen zijn. De clustermanager bespreekt deze rapportage in het werkoverleg met de directeur. In dit werkoverleg worden afspraken gemaakt over te treffen maatregelen op regioniveau.

De directeur:

·         Maakt elke vier maand een trendmatige rapportage van de meldingen en geeft een beschrijving van de genomen correctieve en preventieve maatregelen.

·         Maakt in het kader van de beoordeling van het kwaliteitssysteem, elk jaar een rapportage van de meldingen en de preventieve en correctieve maatregelen die getroffen zijn.

Analyse en maatregelen na een calamiteit.

·         Voor een calamiteit gelden de zelfde stappen als voor een FOBO. Indien gewenst kan de directeur besluiten tot aanvullend onderzoek.

Registraties

Soort registratie	Plaats van registratie	Bewaartermijn
OG-meldingsformulieren	Cura, database	2 jaar
Gegenereerde gegevens	MIS	10 jaar
Periode rapportage	Cliëntendossier	15 jaar

 

 

Protocol bij seksueel misbruik.

Het doel van het protocol.

·         Het op accurate wijze handelen bij constatering of vermoeden van seksueel misbruik van een cliënt.

Defenitie van seksueel misbruik.

·         Iedere vorm van seksueel getinte aandacht en/of contact waarbij de betrokkene, als gevolg van machtsverschil, niet kan/kon weigeren of het gevoel heeft (gehad) niet te kunnen weigeren en zich er niet aan heeft kunnen onttrekken.

·         Seksuele intimidatie en feitelijk fysiek misbruik vallen beide onder deze definitie.

Werkwijze.

·         Bij seksueel misbruik kunnen twee soorten situaties aan de orde zijn, namelijk een constatering van seksueel misbruik en een vermoeden van seksueel misbruik.

Algemene lijn:

·         Medewerker constateert of vermoedt misbruik, maakt (indien van toepassing) een einde aan de situatie, vangt het slachtoffer op en informeert de teamleider. Daarna initieert de teamleider de vervolgstappen

Bij constatering van misbruik.

·         Wie getuige is van misbruik (zowel intimidatie als fysiek) probeert allereerst een einde te maken aan de situatie. Om dader en slachtoffer te scheiden kan hulp worden gevraagd van een collega of, wanneer de situatie daarom vraagt, van de politie (112).

·         Aandacht is er in de eerste plaats voor het slachtoffer. Hij of zij moet worden opgevangen. Vaak zal dat betekenen: bij de cliënt blijven, betrokkenheid tonen, rust uitstralen.

·         Wanneer fysiek misbruik is gepleegd moeten sporen daarbij veilig worden gesteld met het oog op mogelijk onderzoek door de politie. Dat betekent:

o   Niemand toelaten, niet wassen of douchen en zo weinig mogelijk aanraken.

o   Is de dader een andere cliënt, dan wordt ook voor hem of haar op een andere plek opvang geregeld. De opvang die wordt geboden (door een andere medewerker of op een later moment) zal neutraal moeten zijn: de dader kan het gevoel hebben fout geweest te zijn of dat het hem of haar is overkomen. Veroordeling of medeleven van de kant van de medewerker zijn, zolang niet volstrekt duidelijk is wat er is gebeurd, ongewenst.

o   Als de dader geen cliënt is, zal eerst alleen gezorgd moeten worden dat deze verdwijnt uit het gezichtsveld van het slachtoffer.

·         Melding bij de teamleider vindt zo spoedig mogelijk plaats: als de cliënt rustig is (geworden) of als een collega in de gelegenheid is te bellen. Is de teamleider niet bereikbaar, dan wordt de bereikbaarheidsdienst gebeld.

·         De (bereikbare) teamleider komt naar de locatie en neemt de regie over. Indien nodig treft deze verdere maatregelen voor de veiligheid van de cliënt. Hij;

o   Informeert de (bereikbare) clustermanager direct over het misbruik en overlegt over de volgende stappen;

o   Schakelt de arts van de cliënt in indien er ook maar enig vermoeden is van fysiek geweld of geslachtsgemeenschap.

·         Tenslotte stelt de medewerker die misbruik heeft geconstateerd dezelfde dag nog een gedetailleerd schriftelijk verslag op van het gebeurde. Wat is er gezien, wat is er gehoord, hoe is er gehandeld? Daarnaast vult de medewerker ook een OG-formulier. Formulier voor ongewenste gebeurtenissen.

·         Het verslag en het OG-formulier worden overgedragen aan de teamleider, waarna het gebruikt kan worden in het vervolgtraject, dat beschreven wordt in de procedure voor clustermanagers.

Bij vermoeden van misbruik.

·         Wie op grond van het verhaal van de cliënt of andere signalen vermoedt dat er sprake is van misbruik, gaat voorzichtig en objectief te werk.

·         Wanneer op grond van signalen misbruik wordt vermoed, zal dit over het algemeen niet tot onmiddellijke actie leiden. Wel wordt van medewerkers verwacht dat ze hun vermoeden zo spoedig mogelijk melden bij de teamleider, waarna deze eventuele verdere stappen zet.

·         Een spontane onthulling van een cliënt wordt serieus genomen. Van de medewerker die het verhaal van de cliënt te horen krijgt wordt verwacht dat deze luistert, rustig en neutraal reageert en geen geheimhouding belooft. Integendeel, de cliënt moet te horen krijgen dat hij of zij wordt geholpen en dat de teamleider wordt geïnformeerd.

·         De medewerker beoordeelt, zo mogelijk samen met één of meerdere collega’s, welke zichtbare impact het vermoedelijk gebeurde heeft. Wanneer de impact minder groot is, wordt bij de (bereikbare) teamleider binnen 24 uur melding gemaakt van het vermoeden.
 

·         Is de impact erg groot en de situatie dus ernstig, dan wordt onmiddellijk actie ondernomen: teamleider of bereikbaarheidsdienst wordt gebeld. De (bereikbare) teamleider komt naar de locatie en neemt de regie over. Indien nodig treft deze verdere maatregelen voor de veiligheid van de cliënt. Hij meldt bij de (bereikbare) clustermanager direct het vermoeden van misbruik.
 

·         Tenslotte stelt de medewerker die misbruik heeft geconstateerd dezelfde dag nog een gedetailleerd schriftelijk verslag op van het gebeurde. Wat is er gezien, wat is er gehoord, hoe is er gehandeld? Daarnaast vult de medewerker ook een OG-formulier in. Het verslag en het OG-formulier worden overgedragen aan de teamleider, waarna het gebruikt kan worden in het vervolgtraject, dat beschreven wordt in de procedure voor clustermanagers.

Vervolgtraject.
In de procedure voor clustermanagers wordt aangegeven dat de teamleider binnen een gestelde termijn de clustermanager informeert, waarna deze een regiegroep samenstelt die invulling geeft aan vervolg stappen.

 

 

Protocol baden en zwemmen met cliënt(en).

Doel.

·         Ongelukken (verdrinking, verbranding of verwonding) te voorkomen tijdens het baden en zwemmen door het treffen van vooraf vastgestelde veiligheidsmaatregelen.

Werkwijze.

·         Voor elke cliënt die ondersteuning van Talant ontvangt tijdens het baden en zwemmen wordt een bijlage toegevoegd aan het persoonlijk ondersteuningsplan, waarin wordt vastgelegd:

o   Welke risicofactoren aanwezig zijn.

o   Welke mate van toezicht noodzakelijk is.

o   Welke hulpmiddelen noodzakelijk zijn om ongevallen te voorkomen.

·         De afspraken worden vastgelegd in het formulier ‘Individuele afspraken baden en zwemmen’. Waar nodig, doorgenomen met de arts. Dat geldt in ieder geval wanneer de cliënt epilepsie heeft. Voor cliënten met epilepsie behoort de ‘Veldnorm van het Nationaal Epilepsiefonds’ te worden gevolgd. Deze is opgenomen in de IGZ circulaire Preventie van verbranding en verdrinking van patiënten tijdens het baden.

·         Deze afspraken worden minimaal één keer per jaar in het werkoverleg besproken. Ook zijn deze afspraken opgenomen in het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers en worden deze afspraken tijdens het inwerken besproken met nieuwe medewerkers.

Toezicht.

·         De mate van toezicht, zoals opgenomen in genoemd formulier, wordt bepaald door daarop genoemde risicofactoren en de wensen van de cliënt.

Er worden drie soorten van toezicht onderscheiden. Dit zijn:

Direct toezicht:
Er is alleen sprake van direct toezicht wanneer de medewerker zich permanent in de directe nabijheid van de cliënt bevindt. Hierbij moet er sprake zijn van een één op één situatie waarbij op ieder moment visueel contact met de cliënt mogelijk is. Bij het baden of zwemmen van een cliënt onder direct toezicht is het gelijktijdig ondersteunen van een andere cliënt niet toegestaan.

Indirect toezicht:
Er is sprake van indirect toezicht wanneer de medewerker zich in de nabijheid van de betreffende cliënt bevindt. Dit mag ook in een naastgelegen ruimte zijn. Direct visueel contact is niet noodzakelijk. Wel moet het mogelijk zijn om verbaal contact te onderhouden. De medewerker gaat ook regelmatig bij de cliënt kijken (minimaal 2 x per 5 minuten) Ook wanneer een medewerker meerdere cliënten gelijktijdig ondersteunt tijdens het baden of zwemmen is er sprake van indirect toezicht.

Geen toezicht:
De medewerker bevindt zich niet in de nabijheid van de betreffende cliënt. De cliënt is in staat om zelfstandig te zwemmen, baden of douchen. Er is geen sprake van epilepsie of andere risicovolle beperkingen of handicaps. Kan ook als de cliënt geen toezicht wenst tijdens het baden en zwemmen en op de hoogte is van de eventuele risico’s.

Maatregelen ter voorkoming van risico’s.

·         In de ondersteuning van cliënten die hulp nodig hebben bij het baden en douchen wordt de watertemperatuur handmatig gecontroleerd door de medewerker. Het verdient de voorkeur de cliënt pas in bad te helpen wanneer het bad gevuld is, de watertemperatuur handmatig gecontroleerd is en de kraan uit is.

·         Het verdient de aanbeveling om een extra beveiliging op de thermostaatknop aan te brengen.

·         Hulpmiddelen en apparatuur moeten periodiek gecontroleerd en onderhouden worden.

·         Medewerkers moeten op de hoogte zijn van de wijze waarop de hulpmiddelen gebruikt moeten worden en van de mogelijke risico’s van het gebruik van hulpmiddelen. Het verdient de voorkeur dat gebruiksaanwijzingen in de badkamer aanwezig zijn.

Zie bijlage voor het formulier(protocol baden en zwemmen) dat ingevuld moet worden, dit formulier word bij de het ondersteuningsplan toegevoegd.

 

Protocol handelen bij fouten medicatie verstrekken.

Doel.·         Een eenduidige en snelle werkwijze in geval van problemen bij de medicatie-inname.

Werkwijze.

·         Deze werkinstructie heeft betrekking op de volgende situaties:

o   Medicatie aan de verkeerde cliënt gegeven.

o   Vergeten medicatie te geven.

o   Medicatie en braken.

Werkwijze algemeen.

De volgende afspraken zijn geldend, ongeacht het incident dat zich heeft voorgedaan:

Uitgangspunt:
Alle vergeten medicatie mag binnen één uur na het inname tijdstip alsnog worden ingenomen.

Bij twijfel:
Altijd bellen met de eigen arts (huisarts/arts VG) of dienstdoende arts.

Als je gaat bellen:
Zorg dat je de volgende gegevens bij de hand hebt:

·         Om wie gaat het? (naam, geboortedatum)

·         Welke medicijnen gebruikt de persoon?

·         Bij medicatie aan de verkeerde cliënt gegeven: medicijn- of deellijsten van beide cliënten.

·         Noteer tijdens het telefoon gesprek wat er moet gebeuren.

·         Beschrijf de gebeurtenis en de gemaakte afspraken in de persoonlijke rapportage van de cliënt(en).

Een OG-formulier.

Vul altijd een OG-formulier in als je medicijnen bent vergeten te geven of wanneer je verkeerde medicijnen geeft.

Werkwijze bij medicatie vergeten (langer dan 1 uur) of medicatie verkeerd gegeven.

De werkwijze hangt af van het soort medicijnen dat het betreft.

Anti-epileptica.
Het is van belang dat je de dagdosering haalt. Je kunt over de dag de deeltijden dus iets opschuiven, of je geeft de vergeten dosis tegelijk met de eerstvolgende dosis. Wanneer je er ’s morgens achter komt dat de medicatie van de avond ervoor niet is gegeven, dan geef je niets extra. Alertheid is dan wel geboden, omdat er tijdelijk een grotere kans is op toevallen die ook in hevigheid kunnen afwijken.

Gedrag beïnvloedende- en psychiatrische medicatie.
Bij deze medicatie sla je in principe de vergeten dosering over, tenzij de cliënt als gevolg van de vergeten medicatie druk, angstig of iets dergelijks is, bel dan de eigen arts (huisarts/arts VG) of de dienstdoende arts. Anti-epileptica als gedragsmedicatie.

Maag- en slokdarmmedicatie.
Sla bij deze medicijnen in principe de dosering over, tenzij de cliënt braakt, dan de eigen arts (huisarts/arts VG) of de dienstdoende arts raadplegen.

Verkeerde medicijnen.
Bijvoorbeeld medicatie van een groepsgenoot gegeven. Bel dan altijd de eigen arts (huisarts/arts VG) of dienstdoende arts.

Overige middelen.
Bij overige middelen zie de bijsluiter van het medicijn ‘wat moet ik doen als ik een dosis ben vergeten’ via www.apotheek.nl of contact opnemen met de huisarts van de cliënt.

Werkwijze bij braken.

De werkwijze is als volgt:

·         Indien braken meer dan 30 minuten na inname van medicatie: cliënt observeren.

·         Indien braken binnen 30 minuten na inname van medicatie: na 1 uur medicatie nogmaals geven.

·         Bij herhaaldelijk braken de eigen arts (huisarts/arts VG) of dienstdoende arts bellen.

 
 

Protocol handelen infectie bij ziekte.

Doel.

·         Het nakomen van de wettelijke verplichting inzake het melden van infectieziekten.

Werkwijze.

·         De meldingsplicht geldt voor de volgende aandoeningen, indien zich een ongewoon aantal zieken onder cliënten én medewerkers gezamenlijk voordoet:

o   Maag-/darmproblemen, braken en/of diarree.

o   Geelzucht.

·         Huiduitslag.

·         Andere ernstige aandoeningen van vermoedelijk infectieuze aard.

De werkwijze is als volgt;

·         De medewerker meldt de vermoedens/bevindingen bij de teamleider.

·         De teamleider informeert telefonisch én met het meldingsformulier de eerste geneeskundige en de clustermanager.

·         De eerste geneeskundige onderzoekt of er sprake is van een meldingsplichtige aandoening.

·         Indien dit het geval is, meldt de eerste geneeskundige dit bij de GGD en de Raad van Bestuur.

·         Indien nodig overlegt de eerste geneeskundige met de GGD over eventuele vervolgacties.

·         Eventuele overige communicatie met de GGD verloopt in overleg met de eerste geneeskundige.

De meldingsplicht geldt alleen voor de behandelend artsen voor infectieziekten genoemd in de wet Publieke Gezondheid, zogenaamde A-, B1-, B2- en C-aandoeningen, welke bekend verondersteld mogen worden.

Hierbij geldt de volgende werkwijze:

·         De behandelend arts meldt zelf conform de wet, met gebruikmaking van het meldingsformulier, bij de GGD.

·         De behandelend arts informeert telefonisch de eerste geneeskundige.

·         Wanneer de meldend arts geen medewerker van Talant is, informeert de teamleider de eerste geneeskundige dat melding bij de GGD heeft plaatsgevonden.

·         De teamleider verstrekt hierbij de naam en het adres van de meldend arts.

·         De eerste geneeskundige informeert de Raad van Bestuur.

·         De eerste geneeskundige overlegt met de GGD over eventueel vervolgacties.

Ik heb deze situaties/protocollen gekozen omdat ik hier een aantal keren mee heb te maken gehad en omdat deze protocollen vaker en snel worden gebruikt.